Opportunity Scoping Document (OSD)

Das Opportunity Scoping Document (OSD)

Das Opportunity Scoping Document (OSD) ist ein zentrales Werkzeug im Presales. Es hält fest, was du in der Discovery (Bedarfsklärung) mit einem Interessenten gelernt hast. Ein gutes OSD reicht weit über eine Zusammenfassung hinaus. Es dokumentiert vollständig, was Anbieter und Kunde gemeinsam verstanden und vereinbart haben.

So funktioniert ein gutes OSD, und so schreibst du es:

Zwei Zwecke: Für dich als Anbieter ist das OSD der Plan für Strategie, Pitch und Demos. Damit schneidest du sie auf die Erkenntnisse aus der Discovery zu. Für den Kunden ist es der Beleg, dass du seinen Bedarf verstanden hast und ihn lösen willst.

Klarheit und Detail: Ein OSD hält die Details der Discovery-Gespräche knapp fest. Das kann ein Dokument sein, eine PowerPoint oder eine Zusammenfassung im CRM. Es muss genau wiedergeben, was besprochen und vereinbart wurde. Nur dann können alle es lesen und danach handeln.

Strukturierter Inhalt: Ein gutes OSD nennt die Ziele der Discovery-Session. Dann beschreibt es genau die aktuelle Lage des Interessenten: Herausforderungen, Bedürfnisse, Ziele und Einschränkungen. Zuletzt verknüpft es die vorgeschlagenen Lösungen direkt mit diesen Erkenntnissen. So passt der Ansatz sichtbar zur Lage des Kunden.

Nächste Schritte: Das OSD legt auch nächste Schritte, Zeitpläne und Erwartungen fest. So sind sich beide Seiten einig, wie es weitergeht.

Empathie und Präzision: Ein OSD braucht Sorgfalt im Detail und echtes Verständnis für die Sicht des Interessenten. Dann trifft das Dokument seine Erwartungen und Ziele.

Transparenz und Bestätigung: Teile das OSD mit dem Interessenten. Dann sieht er, was du festgehalten hast, und kann es bestätigen. Das vermeidet Missverständnisse und stärkt die Beziehung.

Nutzen für das ganze Unternehmen: Das OSD richtet sich an den Kunden, aber viele Teams in deinem Unternehmen arbeiten damit. Die Services schätzen damit den Aufwand, das Produktmanagement stimmt sich ab, die Führung nutzt es für Präsentationen. Und das Implementierungsteam bekommt damit die Übergabe.

Warum ein OSD wichtig ist

Das OSD verbindet die Erkenntnisse aus der Discovery mit den nächsten Schritten im Verkauf. Dazu gehören Demos, Angebote und Verhandlungen. Das OSD sorgt dafür, dass diese Erkenntnisse in der ganzen Beziehung zum Interessenten genutzt werden.

Beleg für dein Verständnis: Das OSD zeigt schwarz auf weiß, dass Sales und Presales den Interessenten verstehen. Das gilt für seine Bedürfnisse, Probleme, Ziele und Grenzen. Du deutest genau, was du gehört hast. Der Interessent sieht, dass seine Geschichte angekommen ist. Das schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit, und darauf baut eine Partnerschaft mit echtem Wert.

Basis für alle weiteren Termine: Das OSD ist die Referenz für jeden weiteren Kontakt. So baut jeder Termin auf dem letzten auf und bleibt relevant. Du schneidest Demos und Angebote damit auf die Bedürfnisse und Ziele aus der Discovery zu. Das zeigt dem Interessenten, dass du eine passende Lösung ernst meinst.

Einheitlich im Team: Das OSD ist die gemeinsame Quelle der Wahrheit für das Sales-Team. Es hält alle abgestimmt und einheitlich. Es beschreibt das Umfeld des Interessenten genau. Deshalb haben alle im Team dasselbe Bild und dasselbe Vorgehen, egal in welcher Rolle.

Dein OSD aufbauen

Ein OSD erzählt die ganze Geschichte der Opportunity, damit Anbieter und Interessent einander verstehen und sich einig sind.

Das sind die wichtigsten Abschnitte und ihr Zweck:

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Die OSD-Abschnitte und die Frage, die jede Gruppe beantwortet.

Dokumenthistorie: Das Deckblatt. Es hält Versionen, Änderungen und Beteiligte fest. So ist klar, wie sich das Dokument entwickelt hat.

Executive Summary: Ein Überblick über das Unternehmen, seine wichtigsten Herausforderungen und wie deine Lösung sie löst. Dieser Abschnitt gibt den Ton vor und zeigt vorab, was im Dokument steht.

Unternehmensprofil: Ein genauerer Blick auf die Organisation des Interessenten. Neben den reinen Fakten umfasst er Unternehmenskultur, wichtige Stakeholder (Beteiligte), Organisationsstruktur und Marktposition.

Ziele, Herausforderungen und größte Pain Points: Die kritischen Probleme des Interessenten, ihre Folgen und ihre wahrscheinlichen Ursachen. Das zeigt, dass du das Problem verstanden hast, und bereitet deine Lösung vor.

Gewünschte Ergebnisse und Vision: Hier geht der Blick von den Problemen zu den Zielen. Du beschreibst die Ziele und Erfolgskennzahlen des Interessenten und seine Zukunft mit deiner Lösung.

Supply-Chain-Map: Eine grafische oder schriftliche Darstellung der Abläufe beim Interessenten. Sie zeigt Schwachstellen und kritische Punkte.

IT-Überblick und Architektur: Eine Zusammenfassung der heutigen Systeme, ihres Zusammenspiels und dessen, was bei Altsystemen zu beachten ist.

Projektpriorisierung und Business Releases: Die Reihenfolge, in der die Lösung eingeführt oder die Herausforderungen angegangen werden. Das gibt Einblick in Zeitpläne und Ressourcenplanung.

Annahmen und Lücken: Die Annahmen aus dem Scoping, schriftlich festgehalten. Das verhindert spätere Verwirrung und hält alle Beteiligten auf einer Linie.

Module und detailliertes Scoping: Die Funktionen deiner Lösung, die den Bedarf des Interessenten erfüllen, zugeordnet zu seinen Herausforderungen.

Gesprächsnotizen: Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben. Sie halten den Verkaufsprozess in Bewegung.

Interesse an einer Vorlage?

Die OSD-Vorlage kannst du kostenlos herunterladen.

Vorlagen und Downloads (öffnet in neuem Tab)

Ein OSD mit Wirkung schreiben

Ein starkes OSD ist mehr als ein Protokoll der Discovery-Gespräche. Das Dokument soll beim Interessenten ankommen, klar sein und im Gedächtnis bleiben.

So gelingt es dir:

Deuten statt abschreiben: Halte nicht nur fest, was gesagt wurde. Deute und fasse zusammen, welche Bedürfnisse, Sorgen und Ziele hinter den Worten stecken. Ein Beispiel: Aus einer kurzen Bemerkung über Lieferprobleme wird eine Beschreibung, die die Folgen für Umsatz und Kundenzufriedenheit zeigt.

Visualisierungen nutzen: Menschen erfassen Bilder leicht. Diagramme, Flussdiagramme oder Tabellen machen komplexe Abläufe einfacher und lockern langen Text auf. Bilder vermitteln Details auch schneller und bleiben besser hängen.

Klar bleiben: Fachjargon ist verlockend, aber das OSD soll einfach und klar sein. Klare, knappe Sprache macht das Dokument lesbar und nützlich. Jeder Begriff hat einen Zweck und trifft den Kern des Gesprächs.

Bestätigen lassen: Ein OSD wirkt nur, wenn es zur Sicht und zu den Erwartungen des Interessenten passt. Lass die wichtigsten Punkte vom Interessenten bestätigen. Das sichert gemeinsames Verständnis und stärkt Vertrauen und Zusammenarbeit. Der Interessent wird so aktiver Teil des Verkaufsprozesses.

Das OSD wirksam nutzen

Das OSD erfüllt im Presales mehrere Aufgaben:

Vorbereitung und Kontinuität: Das OSD hält dir die Herausforderungen, Ziele und Besonderheiten des Interessenten vor Augen. So bleiben alle vorgeschlagenen Lösungen und Strategien nah an seinem Bedarf. Das Gespräch bleibt durchgehend stimmig und relevant. Und du verstehst den Interessenten immer besser.

Leitfaden für interne Strategie und Anpassungen: Intern leitet das OSD die verschiedenen Teams. Es dokumentiert die konkreten Herausforderungen und Bedürfnisse des Interessenten. Damit planst du Anpassungen und richtest Demos auf das Wichtigste aus. Außerdem haben alle Teams dasselbe Bild, vom Marketing bis zur Produktentwicklung. So richten alle ihre Arbeit an der Lage des Interessenten aus.

Feedback-Mechanismus: Das OSD lebt und verändert sich mit dem Kontakt. Bitte den Interessenten regelmäßig, es zu prüfen und Feedback zu geben. So bleibt es genau und auf dem Stand der Beziehung. Das Feedback zeigt dir auch, wie sich seine Prioritäten und Vorlieben verschieben. Diese Signale zählen für den aktuellen Deal (Verkaufsprojekt) und für größere strategische Entscheidungen.

Häufige Fehler

Einige typische Fehler machen ein OSD weniger nützlich.

Hier die häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest:

Zu allgemein: Mit einer Einheitsvorlage entsteht leicht ein OSD ohne Tiefe, in dem der Interessent seine Lage nicht wiedererkennt. Pass das OSD deshalb für jeden Interessenten an. Schau auf seine besonderen Herausforderungen, Motive und Ziele. Dann gibt das Dokument seine Lage genau wieder und spricht seine Sprache.

Zu viele Details: Gründlichkeit ist gut. Zu viele Details überfordern aber und verdecken das Wichtige. Wähle bewusst aus und nimm nur Erkenntnisse auf, die die Herausforderungen und Ziele des Interessenten erklären. Halte die Infos klar und knapp und konzentrier dich auf das, was relevant ist und wirkt. So bleibt das OSD nützlich und handhabbar.

Stillstand: Geschäftsbeziehungen ändern sich, und mit ihnen Bedürfnisse und Prioritäten. Ein OSD, das nie angepasst wird, verpasst das. Prüf und aktualisiere es deshalb regelmäßig. Nimm das Feedback des Interessenten auf, damit es den aktuellen Stand zeigt. So bleibt es ein genauer Leitfaden für dich und den Interessenten.

Beispiel für ein OSD

Eine Vorlage für das OSD, mit allen Infos, wie du sie anpasst, findest du im Kurs:

Vorlagen und Materialien (öffnet in neuem Tab)

Die Presales-Perspektive

Im Presales kommst du am OSD nicht vorbei. Es verbindet die Discovery mit allen späteren Verkaufsschritten. Es hält fest, was Anbieter und Kunde verstanden und vereinbart haben. Und es zeigt, dass beide Seiten Bedarf und Lösung gleich sehen.