Lessons Learned bei gewonnenen und verlorenen Deals

Lessons Learned

Im Presales lernst du nie aus. Erfolge und Rückschläge bringen dir beide etwas bei. Gewonnene und verlorene Deals (Verkaufsprojekte) zeigen dir, was du künftig anders machen kannst. So nutzt du diese Erfahrungen:

Close Won: Erfolg feiern und verstehen

Ein gewonnener Deal ist ein Grund zum Feiern. Und er ist ein guter Moment für eine Analyse. Zu verstehen, warum du gewonnen hast, ist genauso wichtig wie das Feiern. Schau dir deine Strategie an und prüf, wie gut die Kommunikation lief. Du schaust dir an, wie ihr Probleme gelöst habt. Und du prüfst, wie das Produkt oder die Lösung den Bedarf des Kunden konkret getroffen hat. Diese Fragen helfen dir:

• Was waren die wichtigsten Anliegen des Kunden, und wie habt ihr sie gelöst?
• Welche Teile des Produkts oder der Demo sind beim Kunden am besten angekommen?
• Wie hat die Beziehung zum Kunden das Ergebnis beeinflusst?

Bitte den Kunden um Feedback. Es zeigt dir direkt, was funktioniert hat und was du wiederholen solltest.

Close Lost: aus Enttäuschung lernen

Ein verlorener Deal ist enttäuschend. Aber du kannst viel daraus lernen. Geh offen an diese Situationen heran. Sei bereit, jeden Teil des Vertriebsprozesses kritisch zu prüfen. Finde die Stelle, an der es schiefging. Diese Fragen helfen dir:

• In welcher Phase hat das Interesse des Kunden nachgelassen, und warum?
• Gab es Bedenken oder Einwände des Kunden, die ihr nicht geklärt habt?
• Wie schnitt das Angebot des Wettbewerbers im Vergleich ab, und was kannst du daraus lernen?

Ein Debriefing mit dem Kunden nach seiner Entscheidung ist oft sehr aufschlussreich. Du bekommst ehrliches Feedback, warum er sich für eine andere Option entschieden hat.

Was dir Lessons Learned bringen

Wer aus Erfolgen (Close Won) und Rückschlägen (Close Lost) lernt, wird im Vertrieb laufend besser. Der Nutzen reicht über den Vertrieb hinaus, bis ins ganze Unternehmen und in die Kundenbeziehungen. Die wichtigsten Vorteile:

Bessere Leistung: Wenn Vertriebsteams über Gewinne und Verluste nachdenken, schärfen sie ihre Strategien und Techniken. Sie verstehen Produkte und Services besser. Das verbessert künftige Ergebnisse.

Tieferer Blick auf Produkt und Service: Die Gründe für verlorene Deals zeigen oft Grenzen des Produkts oder Services. Daraus entstehen Verbesserungen oder neue Entwicklungen, die besser zum Markt passen.

Kundenwissen: Jeder Kontakt zeigt dir, was Kunden bevorzugen, wo ihre Pain Points (konkrete Probleme) liegen und was sie erreichen wollen. So passt du dein Vorgehen künftig besser an den Markt an.

Genauere Prognosen: Wenn du Muster in erfolgreichen und erfolglosen Deals erkennst, sagst du künftige Ergebnisse besser voraus. Die Planung wird dadurch wirksamer.

Wettbewerbsanalyse: Wenn du verstehst, warum ihr Deals verloren habt, lernst du die Strategien der Wettbewerber kennen. Daraus entwickelst du wirksame Gegenstrategien.

Teamgeist und Entwicklung: Wer aus Siegen und Niederlagen lernt, baut eine Kultur der Anerkennung und des konstruktiven Wachstums auf. Moral und Widerstandskraft im Team steigen.

Schärfere Marketingstrategie: Die Erkenntnisse aus dem Vertrieb helfen dem Marketing, Botschaften und Zielgruppen feiner abzustimmen. So arbeitet das Marketing effizienter.

Kommunikation mit Stakeholdern: Strukturierte Analysen von Gewinnen und Verlusten liefern klare Daten für Stakeholder (Beteiligte). Das hilft bei fundierten Entscheidungen und bei der strategischen Planung.

Ressourcen gezielt einsetzen: Du erfährst, was Kunden schätzen oder kritisieren. Das lenkt Budget und Ressourcen dorthin, wo sie Umsatz bringen oder wo Verbesserung nötig ist.

Stärkere Kundenbeziehungen: Wenn du nach einem Gewinn oder Verlust um Feedback bittest, zeigst du echtes Interesse am Bedarf des Kunden. Und du zeigst, dass du dein Angebot verbessern willst.

Innovation und Produktentwicklung: Feedback, gerade aus verlorenen Deals, zeigt Lücken im Markt oder im eigenen Angebot. Das treibt Innovation und Entwicklung voran.

Schulung und Entwicklung: Themen, die im Feedback immer wieder auftauchen, prägen die Schulungsprogramme. So setzt ihr genau dort an, wo sich das Vertriebsteam verbessern kann.

Bessere Preisstrategie: Wenn du verstehst, wie der Preis Kaufentscheidungen beeinflusst, richtest du die Preisstrategie besser aus. Sie passt dann zu den Erwartungen des Markts und zum Wert, den der Kunde sieht.

Risikomanagement: Muster in verlorenen Deals zeigen neue Risiken oder einen veränderten Bedarf im Markt. So passt du deine Strategie rechtzeitig an.

Eine Feedback-Schleife schaffen: Regelmäßige Analyse und Feedback verbessern das ganze Unternehmen mit der Zeit. Jede Abteilung kann sich an dem ausrichten, was in echten Deals passiert.

So führst du Lessons Learned durch

Mit Lessons Learned wirst du nach einem Projekt oder Deal besser. Das Team wiederholt, was funktioniert hat, und lernt aus Fehlern. So läuft das nächste Projekt besser. Schritt für Schritt:

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Der Lessons-Learned-Kreislauf. Durchlauf ihn nach jedem Close Won und Close Lost.

Vorbereitung:

Klare Ziele setzen: Leg fest, was du mit der Session erreichen willst. Das kann sein: Erfolge verstehen, Verbesserungsfelder finden oder beides.

Teilnehmer auswählen: Hol Leute aus verschiedenen Rollen und Ebenen dazu, die am Projekt beteiligt waren. So bekommst du unterschiedliche Blickwinkel.

Moderation bestimmen: Such dir eine neutrale Person, die das Gespräch leitet. Sie sorgt für Ausgewogenheit und ein gutes Ergebnis.

Kurzer Rückblick: Verteil vorab eine Zusammenfassung der Ziele, Herausforderungen und Ergebnisse des Projekts. Das frischt die Erinnerung auf.

Spielregeln festlegen: Schaff ein Umfeld, das Offenheit, Respekt und konstruktives Feedback fördert. Schuldzuweisungen haben keinen Platz.

Die Kern-Session:

Positiv starten: Beginn mit den Erfolgen. Das hebt die Stimmung und würdigt wirksame Strategien und Stärken.

Herausforderungen ansprechen: Schau dir an, was besser hätte laufen können. Konzentrier dich darauf, was ihr fürs nächste Mal lernt. Halte dich nicht lange mit alten Fehlern auf.

Feedback priorisieren: Ordne die Erkenntnisse nach ihrer Bedeutung. So behältst du bei viel Feedback den Überblick.

Dokumentation: Halte die Erkenntnisse sorgfältig mit passenden Tools fest. So geht kein wertvolles Feedback verloren.

Nach der Session:

Feedback ordnen: Sortier die Erkenntnisse nach Themen, etwa Kommunikation oder Technologie. Das erleichtert die Analyse.

Muster erkennen: Achte auf wiederkehrende Themen. Sie können auf grundlegende Probleme hinweisen, um die ihr euch kümmern müsst.

Maßnahmen planen: Leg für jede wichtige Erkenntnis konkrete Aufgaben, Verantwortliche und Fristen fest.

Ergebnisse teilen: Verteil die Lessons Learned und die Maßnahmen an alle Stakeholder. So lernt das ganze Unternehmen mit.

Erkenntnisse verankern: Bau die Lektionen in eure Standardabläufe ein. So wiederholt ihr alte Fehler nicht.

Überprüfung:

Fortschritt verfolgen: Prüf regelmäßig, ob die Maßnahmen umgesetzt werden und ob sie die erkannten Probleme lösen.

Strategien anpassen: Sei bereit, deine Strategien nachzujustieren. Richte dich dabei nach echtem Feedback und danach, wie gut die Änderungen wirken.

Profi-Tipps

Mit diesen Tipps werden Lessons Learned fester Teil eurer Arbeit:

Sessions zur Routine machen: Plan Lessons-Learned-Sessions an wichtigen Meilensteinen ein und zusätzlich am Projektende. So hältst du Erkenntnisse sofort fest und kannst direkt nachbessern.

Das richtige Umfeld schaffen: Sorg dafür, dass sich alle in der Session respektiert und sicher fühlen und offen sprechen mögen. Eine positive, unterstützende Atmosphäre führt zu ehrlicheren Gesprächen und wertvolleren Erkenntnissen.

Externe Moderation nutzen: Bei großen Projekten oder Themen, die einen neutralen Blick brauchen, hol dir eine externe Moderation. Sie leitet unvoreingenommen und führt durch schwierige Diskussionen. So kommt ein brauchbares Ergebnis heraus.

Digitale Ablage für Lessons Learned: Richte eine zentrale digitale Ablage für alle Lessons Learned ein. So steht das Wissen allen im Unternehmen offen, auch Leuten, die nicht im Projekt waren. Die Ablage sollte durchsuchbar sein. Ordne sie nach Projekttyp, Ergebnis und wichtigsten Lektionen. So findest du für künftige Projekte schnell, was relevant ist.

In Onboarding und Schulung einbauen: Nimm Lessons Learned in Onboarding und Schulungen für neue Mitarbeitende auf. So verstehen neue Kolleginnen und Kollegen frühere Herausforderungen und Lösungen. Und es entsteht eine Kultur, die laufend aus der Vergangenheit lernt.

Lektionen mit künftigen Projekten verknüpfen: Mach es zur Regel, zu Beginn jeder Projektplanung die passenden Lessons Learned durchzugehen. So sieht das Team mögliche Probleme früh kommen. Es nutzt Lösungen, die schon funktioniert haben. Das verhindert wiederholte Fehler und macht Projekte effizienter.

Wirkung der Lektionen messen: Verfolge und miss, was die Lessons Learned in neuen Projekten bewirken. Mögliche Kennzahlen sind kürzere Laufzeiten, geringere Kosten oder bessere Qualitätswerte. Die Messung bestätigt den Nutzen des Prozesses. Und sie motiviert das Team, zur Wissensbasis beizutragen und sie zu nutzen.

Regelmäßig pflegen: Halte die Ablage für Lessons Learned regelmäßig aktuell. Führ nach jedem Projekt eine Review-Session durch. Dokumentiere neue Erkenntnisse und aktualisiere bestehende Einträge. So bleibt die Ablage aktuell und für alle Projekte nützlich.

Beiträge belohnen: Fördere die Beteiligung, indem du Beiträge zur Ablage würdigst und belohnst. Das geht über Anerkennung in Meetings, in Leistungsbeurteilungen oder mit konkreten Prämien. Wenn ein Team Wissensaustausch schätzt, werden seine Lessons-Learned-Sessions besser.