Outsourcing im Presales: Geht das, ohne den Kern zu verlieren?

Outsourcing im Presales: Geht das, ohne den Kern zu verlieren?

Presales trägt einen großen Teil des modernen Vertriebsprozesses. Das gilt für Discovery (Bedarfsklärung) genauso wie für Demos und Proofs of Concept (POC (öffnet in neuem Tab)). Presales-Profis verbinden den Kundenbedarf mit dem Angebot deines Unternehmens. Gleichzeitig jonglieren Presales-Teams mit komplexen Kundengesprächen und zeitraubenden Routineaufgaben. Dazu gehören RFX (öffnet in neuem Tab)-Antworten oder die Vorbereitung von POCs. Da wird Outsourcing verlockend.

Ist Outsourcing im Presales sinnvoll? Und welche Aufgaben lassen sich auslagern, ohne das tiefe Wissen und die Kundennähe zu opfern, die gutes Presales ausmachen?

Wie sieht Outsourcing im Presales aus?

Wer Presales auslagert, teilt die Aufgaben meist in zwei Gruppen:

1. Aufgaben mit Kundenkontakt: Discovery Calls, maßgeschneiderte Demos und strategische Beratung.
2. Unterstützende Routineaufgaben: RFX-Antworten, POC-Vorbereitung und technische Prüfungen.

Mit einem externen Partner wie Accenture könntest du zum Beispiel diese Aufgaben auslagern:

• RFX-Vorlagen und -Antworten auf Basis vorhandener Wissensdatenbanken erstellen.
• Allgemeine POCs oder Demos nach einem Standard-Framework entwickeln.
• Erste technische Prüfungen durchführen, um die Machbarkeit zu bestätigen.

Diese Aufgaben sind grundlegend. Sie kosten aber oft viele Ressourcen und lassen sich von der persönlichen, intensiven Kundenarbeit im Presales trennen.

Was für Outsourcing im Presales spricht

1. Skalierbarkeit: Mit Outsourcing kannst du bei Spitzenlast schnell Kapazität aufstocken, etwa in der RFP-Saison oder bei großen Enterprise-Deals.
2. Kosteneffizienz: Wer für Routineaufgaben weniger Festangestellte braucht, senkt die Fixkosten.
3. Spezialwissen: Externe Anbieter mit Nischen-Know-how, etwa zu neuen Technologien, ergänzen die technischen Fähigkeiten deines Teams.
4. Fokus auf Strategie: Interne Teams konzentrieren sich auf wertvolle Aufgaben wie Discovery, Storytelling und strategische Beratung.

Was gegen Outsourcing im Presales spricht

1. Verlorener Kontext: Presales mit Kundenkontakt braucht tiefes Produktwissen und ein feines Gespür für die Pain Points (konkrete Probleme) des Kunden. Genau das fehlt externen Teams oft.
2. Kulturelle Distanz: Ausgelagerte Teams passen vielleicht nicht ganz zu den Werten deines Unternehmens oder zu deiner Art, mit Kunden umzugehen.
3. Schwankende Qualität: Standardisierte Ergebnisse externer Teams sind oft nicht genug zugeschnitten, um deine Lösung abzuheben.
4. Wahrnehmung beim Kunden: Kunden schätzen Vertrauen und feste Ansprechpartner. Ein externes Team kann das stören.

Lassen sich zentrale Presales-Aufgaben auslagern?

• Discovery: Discovery ist der Kern von Presales. Du musst genau zuhören, den Kunden verstehen und Lösungen auf seine Pain Points ausrichten. Das auszulagern ist riskant und kann Kundenbeziehungen schaden.
  • Urteil: Am besten intern behalten.
• Demos: Allgemeine Demos kann ein externer Partner bauen. Sie auf einzelne Kunden zuzuschneiden, braucht aber internes Know-how.
  • Urteil: Standard-Demos auslagern, kundenspezifische Demos intern halten.
• RFX-Antworten: Diese wiederkehrenden, strukturierten Aufgaben eignen sich gut zum Auslagern. Voraussetzung: Interne Teams prüfen am Ende, ob alles zum Kundenbedarf passt.
  • Urteil: Grundlagenarbeit auslagern, interne Teams für den Feinschliff einbinden.
• POC-Entwicklung: Standard-POCs lassen sich auslagern. Komplexe, zugeschnittene POCs sollten intern bleiben, damit sie die Anforderungen des Kunden genau treffen.
  • Urteil: Standard-POCs auslagern, komplexe Fälle intern halten.

Und wenn man unterstützende Aufgaben verlagert?

Manche Unternehmen zögern, Presales-Aufgaben ganz auszulagern. Für sie gibt es einen Mittelweg: unterstützende Aufgaben in günstigere Regionen verlagern. So verbindest du Kosteneffizienz mit Qualitätskontrolle.

RFX-Teams an günstigen Standorten

Statt den ganzen RFX-Prozess auszulagern, kannst du spezialisierte RFX-Teams in Niedriglohnländern aufbauen. Sie übernehmen die ersten Entwürfe.

• So funktioniert es: Diese Teams arbeiten mit Standardvorlagen und vordefinierten Antworten. Das entlastet die Presales-Experten, die danach die finale Einreichung verfeinern.
• Vorteile: Das Modell senkt Kosten und hält trotzdem den hohen Standard, den erfolgreiche RFX-Antworten brauchen.

Teams für die technische Demo-Vorbereitung

Demo-Umgebungen zu pflegen und aktuell zu halten, macht viel Arbeit. Verlagerst du das zu technischen Teams in günstigeren Regionen, sind deine Demos immer auf dem neuesten Stand.

• So funktioniert es: Support-Teams kümmern sich um die Vorbereitung im Backend, aktualisieren Use Cases (Anwendungsfälle) und testen Abläufe. Presales-Profis können sich darauf konzentrieren, Demos zuzuschneiden und zu halten.
• Vorteile: Presales-Experten haben mehr Zeit für den Kunden, und die Demo-Qualität leidet nicht.

Worin sich Verlagern von Outsourcing unterscheidet

Unterstützende Aufgaben zu verlagern ist etwas anderes als Outsourcing, und zwar in drei wichtigen Punkten:

1. Kontrolle: Die Teams bleiben Teil des Unternehmens. Sie sind auf dessen Ziele und Kultur ausgerichtet.
2. Wissen bleibt im Haus: Du schulst und führst die verlagerten Teams selbst. So bleibt das Wissen im Unternehmen.
3. Kosteneffizienz: Die Gehälter in günstigeren Regionen sparen viel Geld, ohne dass die Qualität leidet.

Fazit: Presales so aufstellen, dass es am meisten bewirkt

Aufgaben im Presales auszulagern oder umzuverteilen soll die Effizienz steigern. Es soll keine Expertise ersetzen. Ich glaube, ein Presales-Team ist dann am besten organisiert, wenn sich die Profis auf das Wertvolle konzentrieren. Gemeint sind die kundennahen Aufgaben: Discovery, Lösungsdesign, Demos und die Pflege der Kundenbeziehung. Hier bewirken Presales-Profis am meisten. Operative Aufgaben sollten diesen Kern nicht verwässern.

Für mehr Effizienz kannst du ein strukturiertes Support-System aufbauen:

• Eigene Teams für Demo-Umgebungen und Systemleistung: Demo-Umgebungen zu pflegen, zu aktualisieren und verlässlich zu halten, kostet viele Ressourcen. Ein spezialisiertes Team kann das übernehmen. Dann verlieren die Presales-Experten mit Kundenkontakt keine Zeit. (Das kann ein Setup in einem Niedriglohnland sein.)
• Teams für RFX und Fragebögen: RFPs und Security-Fragebögen zu beantworten ist wichtig, aber repetitiv. Ein spezialisiertes Team liefert die ersten Antworten. Presales verfeinert und passt sie an. Das spart Zeit und hält die Qualität. (Hier lassen sich günstige Standorte mit neuen Presales-Einsteigern kombinieren.)
• Weitere spezialisierte Teams für Proof of Value (POV) und Proof of Concept (POC): Hier hilft ein eigenes Team. In komplexen Verkaufszyklen mit mehreren Lösungen steuert es die POVs und POCs und setzt sie um. Das vereinfacht den Prozess und trifft die Erwartungen des Kunden besser. Solche Projekte kosten viel Zeit. Oft braucht es erfahrene Experten, die sich ganz darauf konzentrieren, damit Qualität und Kundenzufriedenheit stimmen.

Und wie regelst du die Vergütung in so einem Modell? Die Antwort könnten Teamziele und Team-Provisionen sein. Wenn die Anreize am gemeinsamen Erfolg hängen und nicht am Einzelbeitrag, bleibt die Zusammenarbeit stark. Und trotzdem förderst du das richtige Verhalten.

Wer die Verantwortung so aufteilt, kann Presales skalieren. Dabei bleiben Tiefe, Engagement und die persönliche Note erhalten, die Presales im Vertrieb so wertvoll machen. Der Schlüssel ist Balance. Kundenvertrauen und strategischer Einfluss bleiben intakt. Zeitraubende, operative Aufgaben gehen an spezialisierte Teams.

Wenn du mehr über Presales lernen willst, schau auf www.presales-handbook.com (öffnet in neuem Tab) vorbei. Hol dir das PreSales Handbook (öffnet in neuem Tab) oder mach den PreSales Mastery Course (öffnet in neuem Tab).