Der Multitasking-Mythos im Presales: Was wirklich funktioniert

Ich schaue gerade eine Netflix-Serie über unser Gehirn, und eine Folge dreht sich um Multitasking. Ich kann sie dir nur empfehlen. Ihre Kernaussage: Multitasking macht uns nicht produktiver. Es macht uns weniger wirksam.

Link zur Serie: https://www.netflix.com/watch/81273771 (öffnet in neuem Tab)

Im Presales jonglieren wir mit Discovery-Calls, Demo-Vorbereitung, RFPs (öffnet in neuem Tab), internen Meetings und Follow-ups (Nachfassen). Multitasking fühlt sich nötig an. In der Praxis bremst es uns aus, führt zu mehr Fehlern und raubt uns Energie. Strukturierter Fokus funktioniert besser.

So verbesserst du deinen Fokus

📌 1. Schaff Struktur

Jeder Wechsel zwischen Aufgaben kostet Zeit. Blocke deshalb feste Zeiten für bestimmte Tätigkeiten:

✅ Vorbereitung von Discovery-Calls

✅ Demo-Proben und Feinschliff am Storytelling

✅ Follow-up-Kommunikation

✅ Interne Abstimmung mit Sales und Produkt

Das PreSales Handbook zeigt: Deep Work führt zu besseren Ergebnissen und weniger Fehlern.

📌 2. Mach Pausen

Unser Gehirn braucht Erholung, um Höchstleistung zu bringen. Nutze:

🕐 Die Pomodoro-Technik (25 Minuten Fokus, 5 Minuten Pause)

🌿 Kurze Spaziergänge oder Momente ohne Bildschirm, um den Kopf frei zu bekommen

⏳ Bewusste Pausen vor jedem Aufgabenwechsel, um bei der Sache zu bleiben

📌 3. Check deine E-Mails zweimal am Tag

E-Mails sind eine riesige Ablenkung. Statt ständig reinzuschauen:

📩 Leg feste Zeitfenster fest (z. B. 10 Uhr und 16 Uhr), in denen du E-Mails bearbeitest

🚀 Nutze E-Mail-Vorlagen für häufige Antworten

📵 Schalte bei konzentrierter Arbeit die Benachrichtigungen aus

📌 4. Priorisiere mit der Eisenhower-Matrix

Gegen Multitasking hilft: Konzentrier dich auf die Arbeit, die deine Deals (Verkaufsprojekte) wirklich beeinflusst. Die Eisenhower-Matrix ordnet Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit:

✅ Dringend und wichtig → Sofort erledigen (z. B. letzte Demo-Vorbereitung, dringende Kundenanfragen)

📅 Wichtig, aber nicht dringend → Einplanen (z. B. Weiterbildung, besseres Demo-Storytelling)

🔄 Dringend, aber nicht wichtig → Delegieren oder automatisieren (z. B. E-Mail-Antworten, interne Verwaltung)

❌ Weder dringend noch wichtig → Streichen (z. B. unnötige Meetings, Beschäftigungstherapie)

So verbringst du mehr Zeit mit strategischen Aufgaben, die viel bewirken, und weniger mit Ablenkungen.

📌 5. Automatisiere wiederkehrende Arbeit

Wiederkehrende Aufgaben kosten Zeit und geistige Energie. Automatisiere sie!

🔹 Microsoft Power Automate: Automatisiere Lead-Follow-ups, E-Mail-Benachrichtigungen und CRM-Updates.

🔹 Aufgezeichnete Demos: Statt dieselbe Demo immer wieder zu zeigen, erstelle ein sauberes Video für Interessenten in einer frühen Phase.

🔹 E-Mail-Vorlagen und Textbausteine: Spar Zeit mit vorgefertigten Antworten auf häufige Fragen und für Follow-ups.

🔹 Terminplanungs-Tools: Nutze Calendly oder Microsoft Bookings, um das E-Mail-Pingpong bei der Terminsuche zu vermeiden.

Gesparte Zeit = mehr Zeit für wirkungsvolle Kundengespräche.

📌 6. Lerne, Nein zu sagen (oder gegenzuhalten!)

Im Presales kommen Anfragen von allen Seiten. Aber nicht jede Anfrage verdient deine Zeit.

🚩 Anzeichen, dass du Nein sagen solltest:

❌ Anfragen außerhalb deines Fachgebiets (verweise ans richtige Team).

❌ Aufgaben mit niedriger Priorität, die keinen Einfluss auf Deals haben.

❌ Demo-Anfragen in letzter Minute ohne ordentliche Discovery (Bedarfsklärung).

Statt zu allem „Ja“ zu sagen, verhandle die Prioritäten:

💬 „Ich helfe gern, aber ich arbeite gerade an [Aufgabe mit hoher Wirkung]. Können wir über einen besseren Zeitplan sprechen?“ 💬 „Diese Anfrage passt gerade nicht zu unseren Prioritäten. Welches Kernproblem wollen wir damit lösen?“

Jedes NEIN zu einer Anfrage mit wenig Wert schafft Zeit für die Arbeit, die zählt.

📌 7. Qualifiziere hart und verschwende keine Zeit

Die besten Presales-Profis konzentrieren sich auf die Deals, die sie gewinnen können.

🔎 Wichtige Qualifizierungsfragen:

✔️ Hat der Interessent ein Budget?

✔️ Hat er ein echtes Geschäftsproblem, oder „schaut er sich nur um“?

✔️ Gibt es einen klaren Zeitplan für die Entscheidung?

✔️ Wer sind die wichtigsten Entscheider, und haben wir sie eingebunden?

Wenn die Antworten unklar sind, fordere Klarheit ein oder stuf die Priorität herunter. Wie das PreSales Handbook betont: Ein gut qualifizierter Deal bedeutet weniger verschwendete Zeit und höhere Win Rates (öffnet in neuem Tab).

So verringerst du im Presales die Aufgabenflut

🔹 Automatisiere wiederholbare Aufgaben, etwa mit aufgezeichneten Erklärvideos und Demo-Automatisierung

🔹 Priorisiere Tätigkeiten mit großer Wirkung, indem du Dringendes von Wichtigem trennst

🔹 Wisse, wann du NEIN sagst, und halte gegen Ablenkungen mit wenig Wert

Wenn du mehr über Presales lernen willst, besuch www.presales-handbook.com (öffnet in neuem Tab), kauf das PreSales Handbook (öffnet in neuem Tab) oder mach den PreSales Mastery Course (öffnet in neuem Tab). Und schau dir unbedingt den PreSales GPT (öffnet in neuem Tab) an.