Wann du aussteigen solltest: RFPs und RFIs gegen den Erfolg des Wettbewerbers abwägen

Ein unerwarteter Request for Proposal (öffnet in neuem Tab) (RFP) oder Request for Information (RFI) kann spannend und einschüchternd zugleich sein. Angenommen, du erfährst, dass dein Hauptwettbewerber den Service gerade liefert und der Kunde damit zufrieden ist. Dann ist Vorsicht angesagt. Diese vier Schritte helfen dir zu entscheiden, wann du einsteigst und wann du aussteigst. So setzt du Zeit und Ressourcen dort ein, wo sie zählen.

Schritt 1: Analysiere das RFX sorgfältig

Bevor du loslegst, lies das RFP oder RFI gründlich. Achte auf diese Signale:

Umfang und Anforderungen: Gibt es Bereiche, in denen deine Lösung dem bisherigen Anbieter klar überlegen ist?

Bewertungskriterien: Liegt der Fokus eher auf Compliance und Preis? Oder gibt es Raum für Innovation und zusätzlichen Nutzen?

Kundenhistorie und Zufriedenheit: Versteh die Beziehung des Kunden zu deinem Wettbewerber. Gibt es Hinweise, dass er offen für einen Wechsel ist?

Eine genaue Analyse zeigt dir, ob du dich mit deinem Angebot abheben kannst.

Schritt 2: Vereinbare einen Termin mit dem Kunden

Hast du das RFX analysiert, vereinbare einen Termin mit dem Kunden. Nur im Gespräch erfährst du seine Beweggründe. Und du hörst Dinge, die nicht in den Unterlagen stehen.

Wichtige Fragen:

Warum jetzt? Finde heraus, was den Anstoß für dieses RFX gegeben hat. Ist der Kunde mit dem aktuellen Service unzufrieden?

Wo drückt der Schuh? Gibt es ein Compelling Event hinter diesem RFP oder RFI? Vielleicht eine Fusion, eine Übernahme oder eine neue Regulierung, die ihn zwingt, seine Optionen neu zu prüfen?

Was sind seine Prioritäten? Sucht er Innovation oder Kosteneinsparungen? Oder erfüllt er einfach einen vorgeschriebenen Überprüfungsprozess?

Dieses Gespräch zeigt dir, ob der Kunde ernsthaft über einen Wechsel nachdenkt oder nur eine Routineprüfung macht.

Schritt 3: Hart qualifizieren, schnell disqualifizieren

Nicht jedes RFP oder RFI lohnt sich. Das gilt besonders, wenn der Kunde mit seinem aktuellen Anbieter offensichtlich zufrieden ist. So triffst du die Entscheidung:

Ohne Schmerz kein Deal: Hat der Kunde keine Pain Points (konkrete Probleme)? Prüft er nur pflichtgemäß den Markt? Dann lohnt sich deine Zeit vielleicht nicht. Bei einer Ausschreibung mitzumachen, deren Ergebnis wahrscheinlich schon feststeht, verschwendet Ressourcen.

Zusätzlicher Nutzen: Kannst du etwas bieten, das sich deutlich von deinem Wettbewerber abhebt oder klar besser ist? Wenn nicht, zieh dich mit Anstand zurück.

Je härter du qualifizierst, desto besser für dein Team. Steck deine Energie in Opportunities (Verkaufschancen), bei denen du für den Kunden etwas ändern kannst.

Schritt 4: Triff die Entscheidung

Wenn du alle Informationen gesammelt hast, entscheidest du, ob du weitermachst:

Mach nur mit, wenn du echten Nutzen bieten kannst: Findest du deutliche Pain Points? Oder Bereiche, in denen deine Lösung zusätzlichen Wert bietet? Dann leg los. Sorg aber dafür, dass dein Angebot diese Vorteile klar herausstellt.

Sag andernfalls höflich ab: Gibt es für den Kunden keinen zwingenden Grund zu wechseln, sag höflich ab. Das ist professionell. Und deine Ressourcen sind frei für vielversprechendere Opportunities.

Eine Warnung aus der Praxis: Als jeder Deal der „beste" Deal war

Vor ein paar Jahren stand unser Vertriebsteam unter enormem Druck. Die Wirtschaft schwächelte, die Pipeline (offene Verkaufschancen) war ausgetrocknet, und jede Opportunity fühlte sich wie ein Rettungsring an. Also stürzte sich das Vertriebsteam auf jedes RFP und jedes RFI, um Geschäft zu gewinnen. Jeder Deal (Verkaufsprojekt) wurde als „beste Chance" verkauft, und der Druck zu liefern war enorm.

Aber es gab ein Problem. Damals durfte das Presales-Team Deals nicht disqualifizieren, auch wenn sie nicht passten. Wir sollten jedem Lead (Kontakt mit Kaufinteresse) hinterherlaufen, egal wie schwach er war. Das brachte Frust über Frust. Wir haben lange Stunden in Opportunities gesteckt, die kaum eine Chance hatten. Wie du dir denken kannst, war die Win Rate (öffnet in neuem Tab) (Gewinnquote) miserabel.

Rückblickend war das ein Albtraum. Wir waren erschöpft, die Stimmung war im Keller. Das Unternehmen steckte in einem Kreislauf aus verschwendeter Arbeit und verfehlten Zielen. Ich wünschte, wir hätten unsere Chancen von Anfang an ehrlich eingeschätzt. Und ich wünschte, wir hätten die Werkzeuge gehabt, um diese Opportunities richtig zu bewerten.

Das Framework Functional Technical Qualification (FTQ)

Heute sieht das anders aus. Hätten wir damals schon das Framework Functional Technical Qualification (FTQ (öffnet in neuem Tab)) gehabt, wäre unser Leben viel leichter gewesen. Das FTQ-Framework ist ein strukturierter Ansatz. Damit prüfen Presales-Teams jede Opportunity, bevor sie sich festlegen. Es umfasst diese Punkte:

Technische Passung bewerten: Zuerst prüfst du, ob deine Lösung die technischen Anforderungen des Kunden erfüllen kann. Schau dir seinen Bedarf und seine aktuellen Systeme genau an. Dann entscheidest du, ob dein Angebot zu seinen Erwartungen passt.

Geschäftliche Wirkung verstehen: Das FTQ-Framework fragt auch nach der geschäftlichen Wirkung. Löst deine Lösung ein wichtiges Problem des Kunden? Gibt es ein Compelling Event, das den Wechsel nötig macht? Lautet die Antwort nein, ist das ein Warnsignal.

Wettbewerb einschätzen: Das FTQ-Framework berücksichtigt auch den Wettbewerb. Liefert ein Wettbewerber den Service schon erfolgreich und ist der Kunde zufrieden? Dann hilft dir das Framework, deine Gewinnchancen realistisch abzuwägen. Kannst du etwas bieten, das den Wettbewerb deutlich übertrifft?

Kaufprozess des Kunden: Du musst wissen, wo der Kunde in seinem Kaufprozess steht. Will er wirklich wechseln, oder macht er nur Dienst nach Vorschrift? Das FTQ-Framework zeigt dir, ob der Kunde offen für neue Lösungen ist oder nur eine Vorgabe des Einkaufs erfüllt.

Qualifizierungs-Scorecard: Alle diese Faktoren fließen in eine Qualifizierungs-Scorecard ein. Sie misst das Potenzial der Opportunity klar und objektiv. Mit der Scorecard entscheidet das Team, ob es die Opportunity verfolgt oder höflich absagt. Das spart Zeit und Ressourcen.

Wenn du mehr über das FTQ erfahren willst, lies den Abschnitt zum FTQ (öffnet in neuem Tab).

Du willst das FTQ-Arbeitsblatt haben? Schau dir den Kurs an (öffnet in neuem Tab)

Warum harte Qualifizierung zählt

Die Lektion aus diesen harten Jahren ist klar. Du musst schonungslos ehrlich sein, was deine Fähigkeiten und deine Gewinnchancen angeht. Das gilt besonders, wenn die Wirtschaft schwächelt. Das FTQ-Framework gibt Presales-Teams die Kontrolle zurück. Nur die vielversprechendsten Opportunities kommen weiter. Das spart Zeit. Es hebt auch die Stimmung, steigert die Win Rate und richtet das ganze Team auf realistische, erreichbare Ziele aus.

Jeder Deal zählt. Deshalb ist harte Qualifizierung wichtiger denn je. Mit dem FTQ-Framework läufst du nicht mehr jeder Opportunity hinterher. Du konzentrierst dich auf die, bei denen du dem Kunden nützt.

Fazit

Im Presales ist es genauso wichtig zu wissen, wann du aussteigst, wie zu wissen, wann du einsteigst. Prüf das RFX sorgfältig, versteh die Beweggründe des Kunden und qualifiziere die Opportunity konsequent. Dann setzt du deine Energie dort ein, wo sie am meisten bewirkt.

Und der Kunde merkt, dass du mit seinen Ressourcen genauso sorgsam umgehst wie mit deinen eigenen.